Implementatie Managementsysteem

Home » Consultancy » Implementatie Managementsysteem

Een managementsysteem is een gestructureerde aanpak die een organisatie kan gebruiken om de verschillende processen en activiteiten te plannen, uit te voeren, te controleren en te verbeteren. Het is een framework dat de basis vormt voor het beheer van de verschillende aspecten van de organisatie, zoals kwaliteit, informatiebeveiliging, enzovoort.

Wat heb je aan een Managementsysteem?

Een managementsysteem helpt jouw organisatie om de doelstellingen te bereiken door middel van een gestructureerde aanpak die gebaseerd is op specifieke principes, standaarden en richtlijnen. Het kan ook helpen om de efficiëntie en effectiviteit van de processen te verbeteren, risico’s te beheren en de prestaties te meten en te verbeteren.

Een managementsysteem bestaat meestal uit vier belangrijke stappen: plannen, uitvoeren, controleren en verbeteren (ook wel bekend als de PDCA Cyclus; Plan, Do, Check, Act ). Het begint met het bepalen van de doelstellingen en de strategie van de organisatie. Vervolgens worden de processen en procedures ontwikkeld en geïmplementeerd om deze doelstellingen te bereiken. Daarna wordt het systeem gecontroleerd en geëvalueerd om te zien of het werkt zoals bedoeld en of het voldoet aan de normen en eisen. Ten slotte worden er verbeteringen aangebracht op basis van de evaluatie.

Er zijn verschillende managementsysteemstandaarden die wereldwijd worden erkend en gebruikt, zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement en ISO/IEC 27001 voor informatiebeveiliging. Het gebruik van een managementsysteem helpt je om aan deze normen te voldoen en zo het vertrouwen van klanten en stakeholders te vergroten.

Software voor een Managementsysteem

Het gebruik van software voor managementsystemen kan organisaties helpen om hun processen en activiteiten beter te beheren en te stroomlijnen. Er zijn verschillende softwareoplossingen beschikbaar, zoals Microsoft Teams, Confluence, Sharepoint, Notion en Google Cloud, die elk hun eigen unieke functies en voordelen bieden. Het is belangrijk om de verschillende opties te onderzoeken en te kiezen voor een oplossing die past bij de behoeften van je organisatie. Wij adviseren meestal om te kiezen voor een systeem waar je organisatie al mee werkt. Hieronder zie je wat voorbeelden van software waar wij al ervaring mee hebben.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een populaire softwareoplossing die voornamelijk wordt gebruikt voor communicatie en samenwerking. Het biedt chat-, video- en audiogesprekken, bestandssharing en integraties met andere Microsoft-tools, zoals Outlook en OneDrive. Teams kan ook worden gebruikt als centrale hub voor projectmanagement, waarin teams taken en deadlines kunnen bijhouden, en documenten kunnen delen en bewerken.

Confluence

Confluence is een andere populaire softwareoplossing die wordt gebruikt voor kennismanagement en samenwerking. Het biedt de mogelijkheid om documentatie, handleidingen, wiki’s en andere kennisdatabases te creëren en te delen. Confluence biedt ook integraties met andere tools, zoals Jira en Trello, voor het beheer van projecten en taken.

Microsoft Sharepoint

Sharepoint is een contentmanagementsysteem dat wordt gebruikt voor het beheren en delen van documenten, rapporten, formulieren en andere content. Het biedt ook integraties met andere Microsoft-tools, zoals Teams en OneDrive, voor het delen en samenwerken aan documenten.

Notion

Notion is een alles-in-één platform voor productiviteit en samenwerking. Het biedt de mogelijkheid om notities, databases, takenlijsten, kalenders en projectplannen te maken en te delen. Notion heeft ook een uitgebreide API waarmee integraties met andere tools kunnen worden gemaakt.

Google Cloud

Google Cloud is een cloudgebaseerd platform dat verschillende diensten biedt, zoals Google Drive, Gmail, Google Agenda en Google Docs. Het biedt ook integraties met andere tools, zoals Slack en Trello, voor samenwerking en projectbeheer.

Microsoft Teams als Managementsysteem

We krijgen regelmatig de vraag of het vanuit ISO is toegestaan om een applicatie als Microsoft Teams te gebruiken als ISMS. Natuurlijk mag dat; zolang in dit systeem alle afspraken, documenten, processen en structuren worden vastgelegd, stelt ISO geen specifieke eisen aan het fabricaat.

En dan is het des te eenvoudiger om dit te doen in het systeem waar iedereen in je organisatie al in werkt. Voldoen aan een norm is nog nooit zo eenvoudig geweest. Maar simpelweg voldoen aan een norm is natuurlijk niet waar het om draait. Het hogere doel is kwaliteitsborging.

Met Microsoft Teams ondersteun je optimaal het door jouw organisatie opgestelde beleid. Door structuur aan te brengen in de dagelijkse gang van zaken, werk je met alle medewerkers stelselmatig samen aan groei en verbetering. Geheel volgens de PDCA (Plan, Do, Check, Act) cyclus.

Met Microsoft Teams als ISMS werkt iedereen in hetzelfde systeem en in dezelfde documenten. Geen duplicaten meer, maar professioneel document- en versiebeheer. Je hoeft documenten en afspraken niet meer via Outlook door te sturen, maar alles is centraal geborgd. Onze technische specialisten zijn er bovendien in geslaagd om op unieke wijze apps te ontwikkelen die per organisatie specifiek te maken zijn. Deze kunnen vervolgens (bi-directioneel) worden gekoppeld met Microsoft Teams.

Jordi van Duyne

Ga je liever direct in gesprek met een deskundige op het gebied van het implementeren van Managementsystemen? Neem dan gerust contact op met Jordi van Duyne, Consultant bij Newmorn’.