Implementatie Managementsysteem

Hulp nodig bij de implementatie van jouw managementsysteem?

Een managementsysteem is een gestructureerde aanpak die een organisatie kan gebruiken om de verschillende processen en activiteiten te plannen, uit te voeren, te controleren en te verbeteren. Het is een framework dat de basis vormt voor het beheer van de verschillende aspecten van de organisatie, zoals kwaliteit, informatiebeveiliging, enzovoort. Newmorn’ helpt je graag met de implementatie.

Wat heb je aan een Managementsysteem?

Een managementsysteem helpt jouw organisatie om de doelstellingen te bereiken door middel van een gestructureerde aanpak die gebaseerd is op specifieke principes, standaarden en richtlijnen. Het kan ook helpen om de efficiëntie en effectiviteit van de processen te verbeteren, risico’s te beheren en de prestaties te meten en te verbeteren.

Een managementsysteem bestaat meestal uit vier belangrijke stappen: plannen, uitvoeren, controleren en verbeteren (ook wel bekend als de PDCA Cyclus; Plan, Do, Check, Act ). Het begint met het bepalen van de doelstellingen en de strategie van de organisatie. Vervolgens worden de processen en procedures ontwikkeld en geïmplementeerd om deze doelstellingen te bereiken. Daarna wordt het systeem gecontroleerd en geëvalueerd om te zien of het werkt zoals bedoeld en of het voldoet aan de normen en eisen. Ten slotte worden er verbeteringen aangebracht op basis van de evaluatie.

Er zijn verschillende managementsysteemstandaarden die wereldwijd worden erkend en gebruikt, zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement en ISO/IEC 27001 voor informatiebeveiliging. Het gebruik van een managementsysteem helpt je om aan deze normen te voldoen en zo het vertrouwen van klanten en stakeholders te vergroten.

Newmorn' Plan Do Check Act - PDCA cirkel

Software voor een Managementsysteem

Het gebruik van software voor managementsystemen kan organisaties helpen om hun processen en activiteiten beter te beheren en te stroomlijnen. Er zijn verschillende softwareoplossingen beschikbaar, zoals Microsoft Teams, Confluence, Sharepoint, Notion en Google Cloud, die elk hun eigen unieke functies en voordelen bieden. Het is belangrijk om de verschillende opties te onderzoeken en te kiezen voor een oplossing die past bij de behoeften van je organisatie. Wij adviseren meestal om te kiezen voor een systeem waar je organisatie al mee werkt. Hieronder zie je wat voorbeelden van software waar wij al ervaring mee hebben.

Microsoft Teams is een populaire softwareoplossing die voornamelijk wordt gebruikt voor communicatie en samenwerking. Het biedt chat-, video- en audiogesprekken, bestandssharing en integraties met andere Microsoft-tools, zoals Outlook en OneDrive. Teams kan ook worden gebruikt als centrale hub voor projectmanagement, waarin teams taken en deadlines kunnen bijhouden, en documenten kunnen delen en bewerken.

Google Workspace is een suite van cloudgebaseerde productiviteitstools en -services ontworpen door Google om samenwerking en communicatie in bedrijven te verbeteren. Google Workspace biedt een reeks applicaties zoals Gmail, Google Drive en Google Docs die naadloos met elkaar integreren en die kunnen worden gebruikt voor e-mail, documentbeheer, samenwerking, agenda’s, videobellen en meer. 

Confluence

Confluence is een andere populaire softwareoplossing die wordt gebruikt voor kennismanagement en samenwerking. Het biedt de mogelijkheid om documentatie, handleidingen, wiki’s en andere kennisdatabases te creëren en te delen. Confluence biedt ook integraties met andere tools, zoals Jira en Trello, voor het beheer van projecten en taken.

Microsoft Sharepoint

Sharepoint is een contentmanagementsysteem dat wordt gebruikt voor het beheren en delen van documenten, rapporten, formulieren en andere content. Het biedt ook integraties met andere Microsoft-tools, zoals Teams en OneDrive, voor het delen en samenwerken aan documenten.

Notion

Notion is een alles-in-één platform voor productiviteit en samenwerking. Het biedt de mogelijkheid om notities, databases, takenlijsten, kalenders en projectplannen te maken en te delen. Notion heeft ook een uitgebreide API waarmee integraties met andere tools kunnen worden gemaakt.

Google Cloud

Google Cloud is een cloudgebaseerd platform dat verschillende diensten biedt, zoals Google Drive, Gmail, Google Agenda en Google Docs. Het biedt ook integraties met andere tools, zoals Slack en Trello, voor samenwerking en projectbeheer.

Jouw systeem als managementsysteem

We krijgen regelmatig de vraag of het vanuit ISO is toegestaan om een applicatie als Microsoft Teams of Google Workspace te gebruiken als ISMS. Natuurlijk mag dat; zolang in dit systeem alle afspraken, documenten, processen en structuren worden vastgelegd, stelt ISO geen specifieke eisen aan het fabricaat.

En dan is het des te eenvoudiger om dit te doen in het systeem waar iedereen in je organisatie al in werkt. Voldoen aan een norm is nog nooit zo eenvoudig geweest. Maar simpelweg voldoen aan een norm is natuurlijk niet waar het om draait. Het hogere doel is kwaliteitsborging.

Met Microsoft Teams en Google Workspace ondersteun je optimaal het door jouw organisatie opgestelde beleid. Door structuur aan te brengen in de dagelijkse gang van zaken, werk je met alle medewerkers stelselmatig samen aan groei en verbetering. Geheel volgens de PDCA (Plan, Do, Check, Act) cyclus.

Door een van bovenstaande platformen in te zetten als  ISMS werkt iedereen in hetzelfde systeem en in dezelfde documenten. Geen duplicaten meer, maar professioneel document- en versiebeheer. Je hoeft documenten en afspraken niet meer via Outlook of Gmail door te sturen, maar alles is centraal geborgd. 

Newmorn consultant Jodi van Duyne

Jordi van Duyne

Ga je liever direct in gesprek met een deskundige op het gebied van het implementeren van Managementsystemen? Neem dan gerust contact op met Jordi van Duyne, Consultant bij Newmorn’. 

Gratis Whitepaper

Implementeren ISO 27001:2022

Er is nogal wat veranderd aan de ISO 27001:2022. Wat zijn de consequenties als je nu bezig bent om je ISO 27001 certificering te behalen? Waar moet je rekening mee houden bij hercertificering? Waarom is de vernieuwde norm zo’n verbetering en wat bereik je ermee? Wil je antwoorden op deze vragen? Download dan ons gratis Whitepaper!